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Dopo le rivelazioni sulla stampa, l’azienda Ikea ha ammesso di aver fatto spiare i propri dipendenti in Francia. Un datore di lavoro ha il diritto di controllare i propri dipendenti? Quali pratiche sono legali?
Filmare i dipendenti
In luoghi pubblici o aperti al pubblico, come un supermercato o una banca, il datore di lavoro può installare un sistema di videosorveglianza, purché abbia ottenuto l’autorizzazione della prefettura. Nei luoghi privati, il datore di lavoro può anche utilizzare la videosorveglianza per motivi di sicurezza. In questo caso, il datore di lavoro deve prima consultare il consiglio di fabbrica, fare una dichiarazione alla CNIL se le immagini registrate sono conservate e informare anche i dipendenti. Se queste regole vengono rispettate, il datore di lavoro potrà utilizzare queste registrazioni durante procedimenti disciplinari o contenziosi.
Tuttavia, questo sistema non deve mai portare a una sorveglianza generalizzata e permanente del personale.
Telefonate
Il datore di lavoro non può vietare l’uso del telefono per scopi personali, ma ciò deve rimanere ragionevole. Può quindi monitorare i dipendenti al fine di garantire che questo uso privato non sia abusivo e controllare, ad esempio, la durata delle chiamate. È invece vietato ascoltare conversazioni telefoniche.
Il datore di lavoro è autorizzato ad effettuare intercettazioni telefoniche in determinate professioni, quando ciò sia giustificato da interessi legittimi dell’azienda: è il caso, ad esempio, di hotline o piattaforme di assistenza telefonica dove la registrazione viene effettuata al fine di migliorare la qualità del rapporto con i clienti, o nelle sale di negoziazione dove deve essere conservata la prova degli ordini emessi o ricevuti dal trader. In questi casi di ascolto eccezionale, il dipendente deve essere stato preventivamente informato.
Uso di Internet
Come per il telefono, il dipendente deve poter avere un ragionevole uso personale di Internet. Per proteggere il sistema informatico, il datore di lavoro ha, ad esempio, il diritto di vietare l’accesso a determinati siti non autorizzati (siti commerciali, siti pornografici, ecc.) tramite dispositivi di filtraggio. Sempre per motivi di sicurezza, può anche vietare l’accesso a siti di download di software, forum, messaggistica personale, ecc. In questo caso, i dipendenti devono essere stati preventivamente informati. Inoltre, si presume che i collegamenti Internet stabiliti durante l’orario di lavoro siano professionali, il datore di lavoro ha il diritto di prenderne conoscenza. Può controllare la natura dei siti visitati e verificare se il dipendente trascorre molto tempo su Internet invece di lavorare.
Dati informatici
Il lavoratore ha diritto al rispetto della riservatezza della sua vita privata e al segreto della sua corrispondenza. Il datore di lavoro non può quindi consultare i messaggi inviati o ricevuti dal dipendente indicati come personali.
Tuttavia, se il datore di lavoro sospetta un rischio per l’azienda (ad esempio, appropriazione indebita di clienti, concorrenza sleale, ecc.), ha la possibilità di controllare i dati sul computer. Per questo deve chiedere al giudice del tribunal de grande instance l’intervento di un ufficiale giudiziario che interverrà sul posto di lavoro del dipendente, e in sua presenza. Potrà accedere ai file personali e alle e-mail del dipendente. Il datore di lavoro può utilizzare i documenti informatici ai quali ha avuto accesso, secondo le norme vigenti, per provare la colpa di un dipendente nell’ambito di un procedimento o di un contenzioso. D’altra parte, non può usarli per punirlo se riguardano la sua vita privata.
Registrazione dei dipendenti
Il datore di lavoro ha la possibilità di conservare archivi o banche dati sui propri dipendenti, in conformità con gli obblighi della CNIL (Commissione Nazionale Informatica e Libertà). Ciò che può essere problematico è la natura delle informazioni raccolte. Sono autorizzate informazioni puramente oggettive (età, anzianità, sesso, ecc.), anche se personali. Sono invece vietate le informazioni relative a pratiche religiose, sessuali, sindacali, nonché informazioni sullo stato di salute del dipendente.
Per quanto riguarda i dati sulla valutazione professionale, sono possibili se rimangono oggettivi e formulati in modo rispettoso.
NB
La Corte di Cassazione ha stabilito che un fascicolo informatico denominato “I miei documenti”, in un computer d’ufficio, non è un fascicolo personale. La sua apertura da parte del datore di lavoro non costituisce quindi violazione della privacy.
Pertanto, il dipendente che intenda riservare uno spazio dedicato ai documenti personali, salvati sul proprio computer professionale, dovrà manifestare il carattere personale mediante apposita menzione.
I dipendenti devono quindi essere estremamente attenti e diligenti se vogliono mettere le loro foto (delle vacanze o “altro”…) sul computer dell’ufficio, identificando molto chiaramente che si tratta di file personali.
Société d’Avocats DAMY, Nizza, Vigilanza sui dipendenti da parte del datore di lavoro, Aggiornamento 2022
